SAM – Sechs essentielle Prozesse

Software Asset Mangement – Sechs essentiellen Prozesse

Es ist nicht ungewöhnlich, dass kleine bis mittlere Unternehmen die Software-Assets des Unternehmens in einer Excel-Tabelle verfolgen.
Dort werden der Software-Bestand, die bestehenden Vereinbarungen und Wartungsverträge und Fälligkeiten gespeichert..
Diese Listen sind großartig. Aber wie profitieren Sie wirklich? Werden die Listen aktiv gepflegt, wenn Ihre Organisation sich ändert? Wissen Sie über die Kosten Bescheid? Verwalten Sie Anfragen Ihrer Mitarbeiter nach neuer Software systematisch?

 

 

Beantworten Sie eine der vorherigen Fragen mit „Nein“, ist es an der Zeit, eine professionelle Software Asset Management (SAM) -Lösung einzusetzen, die Ihre Prozesse systematisch unterstützt und automatisiert. Berücksichtigen Sie die folgenden 6 grundlegenden Prozesse:

1. Lizenzen verfolgen

Excel und andere Tabellenkalkulations-Systeme sind einfach zu verwenden, aber für die Verwaltung von Software-Assets nicht optimal. Die Wartung erfordert eine ständige Aktualisierung und erfordert einen nicht zu unterschätzenden Aufwand.
Moderne SAM-Prozesse verwalten On-Premise-PC-Softwarelizenzen, mobile App-Käufe und Cloud-Service-Abonnements ohne ständige Überwachung. Sie erfassen die Anzahl der verwendeten Lizenzen und die Art der von Ihnen erworbenen Lizenzen sowie die Angabe von Lieferanteninformationen. Diese proaktive Lösung analysiert auch alle Änderungen in Ihrer Konfiguration, indem Sie Benachrichtigungen erhalten. IT-Manager sind ohne Overhead immer über den Softwarestand informiert.
Moderne SAM-Prozesse verwalten On-Premise-PC-Softwarelizenzen, mobile App-Käufe und Cloud-Service-Abonnements ohne ständige Überwachung. Sie erfassen die Anzahl der verwendeten Lizenzen und vergleich das mit den von Ihnen erworbenen Lizenzen Sie erfassen Angaben über Lieferanten. Diese proaktive Lösungen analysieren alle Änderungen Ihrer Assets und erinnern Sie über E-Mail. IT-Manager können sich immer gründlich über den Softwarestand informieren.

 

2. Lizenzkosten verwalten

Lizenzen werden als unbefristete Vereinbarung mit jährlichen Wartungskosten oder als jährliches Abonnementmodell erworben. Derzeit haben die meisten Unternehmen eine Kombination aus beiden. Sie können leicht die Kontrolle darüber verlierenWenn Sie die Kosten im Auge behalten, kann dies die Kontrolle verlieren.

Aktuelle SAM-Lösungen überwachen die Einkäufe, die monatlichen Kosten und die Wartungsgebühren. Sie sind in der Lage, die Softwareausgaben nach Monat, Jahr oder nach Mitarbeitern, Abteilungen und Projekten aufzuschlüsseln. Es besteht auch die Möglichkeit, monatliche Berichte mit den für das Unternehmen wichtigen KPIs anzupassen.

3. Konforme Softwarelizenzen

Um festzustellen, ob Ihre Softwarelizenz kompatibel sind, vergleicht der IT Manager die erworbenen Lizenzen, und die Installationsdaten, die oft vom Inventarisierungserkennungstool identifiziert werden. Dieser manuelle Vorgang ist zeitaufwändig und eröffnet die Möglichkeit von Ungenauigkeiten und Fehlern.

Eine moderne SAM-Lösung realisiert den Ist-Soll-Vergleich automatisch, auch komplexe Compliance-Schemata wie CPU- und Pro-Core-Lizenzierungsmodelle werden identifiziert. Daten werden in leicht verständlichen, normalisierten Berichten zusammengestellt.

4. Software-Wiederverwendung

Wiederverwendung von Software ist nicht ungewöhnlich innerhalb einer Organisation. Wenn ein Mitarbeiter eine andere Aufgabe erhält, die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt, gibt es Software, die eine Wiederverwendung erforderlich macht oder sonst verloren geht.
SAM-Lösungen überwachen die Bewegung von Software und Lizenzen, wenn solche Situationen auftreten. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann die Software gelöscht werden und die Lizenz wieder in das Software-Repository für eine neue Verwendung übernommen werden. Das Repository spiegelt solche neuen Zuweisungen wieder. Gartner schätzt, dass durch die Wiederverwendung von Software ein Unternehmen im ersten Jahr der Einführung bis zu 30% der IT-Kosten einsparen kann.

 

5. Software-Anforderungen steuern

Um die Unternehmensziele zu erreichen, werden eine Vielzahl von Tools benötigt. Mitarbeiter erwerben neue Software oder Cloud-Services, ohne einen offiziellen Genehmigungsprozess zu durchlaufen und lassen die IT-Abteilung und das Management im Dunkeln. Die IT ist dann für die Verwaltung des Tools verantwortlich, ohne zu wissen, wer es gekauft hat oder wer es verwendet.
Eine moderne SAM-Lösung vermeidet die so genannte Shadow-IT und sorgt für einen reibungslosen Prozess, den die IT-Abteilung über alle in der Organisation verwendeten Tools auf dem Laufenden hält. Durch die Kontrolle der Softwareanforderungen werden Lösungen ordnungsgemäß angefordert, von den entsprechenden Mitarbeitern und Vorgesetzten genehmigt, zugewiesen und verfolgt. Weitere Vorteile sind die Standardisierung dieser Prozesse, die Überwachung der Kosten und die Vermeidung von „Abteilungssilos“.

 

6. Automatisierte Einstellung

Neue Mitarbeiter sollen Dokumente und Zugriff auf Software und Cloud-Services erhalten. Dieser Vorgang kann einige Tage in Anspruch nehmen. Bei modernen Lösungen ist dies jedoch mit einem einfachen Klick erledigt.
Systematische SAM-Prozesse helfen auch der Personalabteilung. Nach dem Einrichten der Dokumente und Software benötigen Sie nur einen Klick. Dieser Prozess ist auch für die Mitarbeiter hilfreich, die die Abteilungen wechseln. Sie müssen nur den Zugang zu früherer Software oder Dokument entfernen und die für die neue Position notwendige Software und Dokumente bereitstellen und zuordnen. Die Nachverfolgung, wer welche Software oder welchen Cloud-Service verwendet ist damit möglich.

 

 

 

---

Übersetzung; Dieses ist die Übersetzung eines englischen Blogbeitrages von VIZOR. Das Original finden Sie hier.